در این مقاله از مدرسه محتوا Getting Things Done یا به اختصار GTD، یک سیستم مدیریت معروف برای انجام امور است که توسط یک مشاور بهره‌وری به نام «دیوید آلن» ایجاد شده است. این شیوه مدیریتی مبتنی بر یک اصل ساده اما اساسی است: «به هر اندازه که فکر خود را درگیر اطلاعات فراوان و اضافی می کنید، تصمیم گیری در مورد آنچه که واقعاً نیازمند توجه و تأمل است سخت تر می شود. بنابراین، شما بیش از آنکه به الزامات و ضرورت هایی که واقعاً به آن ها نیاز دارید، به فکر کردن درمورد کارهای اضافی دیگری می پردازید که در ذهن خود جای داده اید. همچنین هنگامی که اطلاعات فراوانی را وارد ذهن خود کرده و به عبارتی این اطلاعات در ذهن شما تلمبار می شوند، منجر به استرس، طغیان و عدم اعتماد به نفس در شما می گردد.
«آلن» دریافت که مغز افراد در پردازش اطلاعات بسیار بهتر از ذخیره اطلاعات عمل می کند (درواقع ذهن شما به یک دفتر ثبت خسته کننده تبدیل می شود). روش GTD «آلن» نشان می دهد که چگونه می توان همه‌ی نابسامانی های ذهنی خود را به یک فضای بیرونی منتقل کنید و سپس آن را سازماندهی نمایید تا بتوانید در زمانی مناسب بر روی موارد مناسب متمرکز شوید. زمانی که روش GTD به شکلی درست انجام گیرد، می توانید به طور کاملاً مشخص و با اطمینان کافی به این پرسش پاسخ دهید که «قرار است بر روی چه مواردی کار کنید؟» همچنین در تمام لحظات کاری خود از هر گونه استرس و نگرانی در خصوص اموری که امکان دارد فراموش کنید یا تصمیم دارید که در آینده انجام دهید آسوده خواهید بود.
مواردی که در زیر به آن ها اشاره کرده ایم اغلب به استفاده از GTD توصیه می شوند:

• وقتی احساسی می کنید در مقدار کارهایی که باید انجام دهید در حال غرق شدن هستید
• نگران این باشید که ممکن است برخی از موارد جزئی را فراموش نمایید
• در کار و زندگی خود مدام مجبور به پریدن از شاخه ای به شاخه‌ی دیگر باشید
• پروژه‌های زیادی را پذیرفته‌اید اما در انجام آن ها با مشکلاتی مواجه شده اید

سازماندهی ذهن به روش GTD

روش GTD

GTD از پنج روش ساده برای چارچوب بندی و سازماندهی آشفتگی مغز در انجام امور تشکیل شده است که کارایی زیادی برای اموزش تولید محتوا دارد

1. تسلط کامل: هر آن چیزی را که به ذهنتان خطور می کند ضبط کنید، مثلاً در جایی یادداشت نمایید.
2. تشریح کردن: هر آنچه را که کسب کرده اید، را در وضعیتی عملیاتی به طور مشخص و روشن تشریح کنید.
3. سازماندهی: همه چیز را در جای مناسبی قرار دهید. بر روی تقویم خود از تاریخ های دقیق استفاده کنید، پروژه های اضافی را به افراد دیگری واگذار کنید که قابلیت انجام آن ها را دارند و موارد اساسی را بایگانی کرده و به آن ها نظم و ترتیب بدهید.
4. مرور: به طور مداوم لیست های خود را مرور کرده، به روز کنید و آن‌ها را اصلاح کنید.
5. درگیر شوید: کار را با درگیر شدن با موارد حیاتی و ضروری آغاز نمایید.

در حالی که GTD برای راه اندازی و آغاز، نیازمند صرف زمان و انرژی در ابتدای کار است،  اما با تداوم بکارگیری و استفاده‌ی مداوم از آن نتیجه های مطلوبی را دریافت می کنید. با روش GTD دیگر نگران فراموش شدن یک مهلت مقرر یا از قلم انداختن یک کار مهم نخواهید بود. از همین رو، این امکان برایتان فراهم می شود تا با آرامش و آسایش خاطر اطلاعات موجود در ذهنتان را سازماندهی کرده و با خیالی راحت از زمان خود بهترین استفاده را ببرید.
برای اینکه GTD عملکرد مناسبی داشته باشد، در وهله اول باید به فرایند ذخیره حجم وسیع اطلاعات در مغز خود پایان داده و آن را کنار بگذارید. هر چیزی که به ذهنتان می رسد اعم از: امور و رویدادهای روزمره، ایده‌ها، توصیه هایی از یک کتاب و سایر موارد، باید بلافاصله در یک صندوق ورودی ضبط و ذخیره شود. در GTD، یک صندوق ورودی فیزیکی و یا دیجیتالی، این امکان را به شما می دهد تا تمام اطلاعاتی را که به شکل روزانه با آن ها سر و کار دارید را بر روی این صندوق ورودی مشاهده نمایید.
ضبط اطلاعات به وسیله یک صندوق ورودی فیزیکی در فرایند GTD
در روش GTD صندوق ورودی تنها برای رفع آشفتگی افکار مورد استفاده قرار می گیرد و ذهن شما را از پراکندگی های ناشی از حجم وسیع اطلاعات آسوده می سازد. صندوق ورودی شما به عنوان یک مکان پیش فرض همه اطلاعات شما را تا زمانی که فرصتی برای سازماندهی آن‌ها داشته باشید در خود نگه می دارد.

 

تشریح کردن

هنگامی که ظرفیت صندوق ورودی شما به بالاترین حد رسیده و پر می شود، گام بعدی آن است که به طور عملی چنین آشفتگی پیش آمده از یک مرحله  GTD را از میان بردارید. در این خصوص تلاش کنید تا هر یک از موارد را در صندوق ورودی خود مرور نموده و از شیوه هایی که در زیر معرفی خواهیم کرد در راستای رفع مشکل بهره ببرید:

• در صورتی که موردی را مشاهده نمودید که تکمیل آن در کم تر از چند دقیقه انجام می شود فوراً آن را کامل نمایید.
• اگر این امکان وجود دارد که کار را به شخص دیگری واگذار کنید آن را به یکی از همکاران یا شخصی که وارد به این کار است و نسبت به آن شناخت دارید واگذار نمایید.
• در صورتی که موردی را یافتید که یک مرجع غیر قابل اجرا محسوب می شود یا به عبارتی نیازی به اجرایی شدن ندارد اما در آینده نیازمند این خواهید بود که به آن مراجعه کنید (مثلاً یک پرونده، سند، مقاله، اطلاعات تماس و غیره)، آن را در قسمتی جداگانه به عنوان فایلی مرجع، بایگانی و ذخیره نمایید.
• در این بخش از مرور صندوق ورودی در فرایند GTD اگر موردی را مشاهده کردید که ملزم به انجام آن در تاریخ و یا زمان مشخصی هستید، توجه داشته باشید که همان تاریخ و زمان تعیین شده و مقرر را به انجام کار مورد نظر اختصاص دهید.
• اگر موردی را یافتید که دیگر قابل اجرا نیست و نیازی هم به اجرای آن احساس نمی شود، آن را حذف کنید.
• اگر انجام یک کار به بیش از یک مرحله نیاز دارد، پرونده یا فایلی را ایجاد نمایید تا تمام موارد مرتبط با این کار را در خود جای دهد و سپس مراحل و اقدامات بعدی که برای پیشبرد پروژه باید انجام دهید را شناسایی و تعیین نمایید.

استفاده از همکاران در نظم بخشیدن به صندوق ورودی GTD